Pemkab Sleman Akan Musnahkan 262 Ribu Berkas Arsip pada Akhir Bulan Ini, Gunakan Proses Kimiawi di Magelang

🌐 SLEMAN, DIY || WARTA-JOGJA.COM – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman akan melaksanakan kegiatan penyusutan arsip pada Selasa (29/10/2025). Kegiatan ini dilakukan karena volume arsip fisik milik Pemkab Sleman telah mencapai batas penyimpanan dan sebagian besar telah melewati masa retensi sesuai aturan kearsipan. 

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Sleman, Shavitri Nurmala Dewi, menjelaskan bahwa kegiatan ini menjadi langkah penting dalam menjaga efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan kearsipan daerah.

“Kegiatan penyusutan arsip ini kami lakukan mengingat arsip secara fisik yang ada sepanjang kurun waktu tertentu di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman sudah mencapai batas limit tertentu yang memang sudah dapat dimusnahkan,” jelas Shavitri, dalam jumpa pers di Ruang Sekda Sleman, pada Jumat (16/10/2025). 

Menurutnya, saat ini Pemkab Sleman hanya memiliki dua depo penyimpanan arsip, yaitu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan di sebelah utara lapangan Pemda Sleman, serta depo arsip di bawah Gedung BKAD. Keterbatasan ruang penyimpanan menjadi salah satu alasan kegiatan pemusnahan perlu segera dilakukan.

“Depo arsip dari dinas-dinas OPD ini dikirimkan kepada kami. Arsip-arsip tersebut ada yang bernilai kesejarahan dan tidak boleh dimusnahkan, namun ada juga yang sudah melewati masa penyimpanan dan dapat dimusnahkan sesuai peraturan perundangan,” terangnya. 

Shavitri menambahkan, pada kegiatan tersebut pihaknya akan memusnahkan 262.127 berkas arsip dari 38 perangkat daerah dan 10 kalurahan yang sudah memasuki masa retensi. Arsip-arsip tersebut disimpan dalam 3.658 box dan akan diangkut menggunakan empat truk besar menuju pihak ketiga di Magelang untuk dimusnahkan.

“Pemusnahan arsip ini sudah kami laporkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Kami juga sudah memiliki daftar lengkap arsip yang akan dimusnahkan,” ujarnya. 

Dasar hukum pelaksanaan kegiatan ini antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, serta Peraturan Bupati Sleman Nomor 2.4 Tahun 2020 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. Shavitri menegaskan, proses pemusnahan arsip tidak dilakukan dengan cara dirajang, melainkan melalui peleburan menggunakan zat kimia khusus. Proses ini akan mengubah kertas menjadi bubur sebelum dicetak ulang menjadi karton box, sehingga isi arsip benar-benar tidak dapat dibaca kembali.

“Arsipnya tidak dirajang, tapi dilebur menggunakan zat kimia tertentu sehingga kertasnya menjadi bubur. Setelah itu masuk mesin cetak dan keluar menjadi lembaran karton box. Jadi isi arsipnya sudah berubah bentuk sepenuhnya,” paparnya. 

Ia juga menjelaskan, pihak ketiga yang menangani proses pemusnahan adalah perusahaan bersertifikat dan telah bekerja sama dengan berbagai dinas perpustakaan dan kearsipan di wilayah Jawa Tengah dan Yogyakarta.

“Pihak ketiga ini memang sudah memiliki sertifikasi dan peralatan yang sesuai dengan ketentuan. Untuk jaminan keamanan, kami juga sudah berkonsultasi dengan ANRI, serta pelaksanaannya nanti akan dipantau oleh bagian hukum dan inspektorat,” pungkasnya.

🔴 PIMPRED & REDAKTUR: MAWAN