WARTA-JOGJA.COM, SEMARANG, JATENG – Pengelolaan arsip menjadi bagian strategis dalam tata kelola pemerintahan karena tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administratif, tetapi juga menjadi sumber data sekaligus rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan yang dapat dimanfaatkan pada masa mendatang. Hal tersebut ditegaskan Sekretaris Daerah (Sekda) Jawa Tengah Sumarno saat membuka Rapat Koordinasi Pengawasan Kearsipan Provinsi Jawa Tengah Tahun 2026 sekaligus menyerahkan penghargaan hasil pengawasan kearsipan di Gedung Gradhika Bhakti Praja, Semarang, Selasa (6/10/2026).
Dalam kesempatan tersebut, Sumarno mewakili Gubernur Jawa Tengah Ahmad Luthfi dan Wakil Gubernur Jawa Tengah Taj Yasin. Ia menekankan bahwa arsip harus dipandang sebagai bagian penting dari penyelenggaraan pemerintahan, bukan sekadar pekerjaan administratif yang berada di belakang proses pelayanan publik.
Sumarno mengingatkan agar tidak lagi muncul anggapan bahwa pengelolaan arsip merupakan pekerjaan yang kurang penting. Menurutnya, aparatur yang bertugas di bidang kearsipan memiliki peran strategis dalam memastikan setiap proses pemerintahan terdokumentasi dengan baik dan dapat ditelusuri kembali ketika dibutuhkan.
“Arsip ini bukan sesuatu yang tidak penting. Mungkin ada pandangan atau persepsi bahwa arsip itu tidak penting. Kami mengingatkan kembali bahwa arsip itu sesuatu yang sangat penting,” kata Sumarno.
Ia menjelaskan, seluruh proses penyelenggaraan pemerintahan pada dasarnya menghasilkan dokumentasi yang menjadi bagian dari arsip. Dokumentasi tersebut tidak hanya memiliki fungsi pada saat sebuah kegiatan atau kebijakan berlangsung, tetapi juga menjadi sumber informasi yang dapat diwariskan dan ditelusuri oleh generasi berikutnya.
“Apa yang kita lakukan semua di dalam pengelolaan pemerintahan ini semua terdokumentasi. Itu tidak berhenti pada saat kita mengelola pemerintahan, tetapi harus kita wariskan dan diteruskan oleh penelusur-penelusur kita,” ujarnya.
Menurut Sumarno, nilai sebuah arsip tidak selalu terlihat pada saat dokumen tersebut dibuat atau disimpan. Arsip yang pada masa kini tampak belum memiliki manfaat langsung dapat berubah menjadi sumber informasi penting ketika dibutuhkan untuk kepentingan pemerintahan di masa mendatang.
Karena itu, ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara tertib, sistematis, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Arsip, kata dia, merupakan bagian dari data pemerintahan yang memiliki nilai penting dalam mendukung proses penyelenggaraan pemerintahan.
“Dokumentasi arsip ini mungkin pada saat ini sepertinya tidak penting. Tapi karena berhubungan dengan pengelolaan pemerintahan, pasti suatu saat akan dimanfaatkan dan digunakan di kemudian hari. Arsip ini merupakan salah satu data,” jelasnya.
Sumarno menambahkan, data memiliki nilai strategis dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan. Oleh sebab itu, pengelolaan arsip secara baik merupakan bagian dari tanggung jawab setiap aparatur, di mana pun mereka menjalankan tugas pemerintahan.
“Data itu penting dan mahal. Sehingga pengelolaan arsip dengan baik adalah bagian dari tanggung jawab kita, bagian dari kita menjalankan amanah di semua lini, di tempat mana pun,” katanya.
Penghargaan Jadi Motivasi
Pada kesempatan yang sama, Sumarno menyampaikan apresiasi kepada perangkat daerah maupun pemerintah kabupaten/kota yang memperoleh penghargaan dalam pengawasan kearsipan tahun 2026.
Ia berharap penghargaan tersebut tidak berhenti sebagai bentuk apresiasi atas capaian pengelolaan kearsipan, tetapi juga menjadi pemacu bagi setiap instansi untuk terus meningkatkan kualitas tata kelola arsip.
“Tentu saja kami berharap apresiasi ini menjadi motivasi teman-teman untuk mengelola arsip dengan lebih baik lagi. Yang belum memperoleh penghargaan tentu ini menjadi motivasi untuk mengejar pengelolaan arsip seperti yang seharusnya,” tuturnya.
Menurutnya, peningkatan kualitas pengelolaan arsip perlu menjadi perhatian bersama. Dengan tata kelola yang baik, arsip dapat berfungsi optimal sebagai sumber informasi dan rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan.
Samakan Persepsi Pengawasan Kearsipan
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Rahmah Nur Hayati mengatakan, Rapat Koordinasi Pengawasan Kearsipan 2026 diselenggarakan untuk menyamakan persepsi sekaligus meningkatkan kepatuhan terhadap penerapan tata kelola kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan.
“Tujuannya menyepahamkan, menyepakati, memotivasi semangat kepatuhan kita semuanya terhadap penerapan tata kelola kearsipan dalam penyelenggaraan pemerintahan,” katanya.
Selain menyamakan persepsi, rakor tersebut menjadi forum untuk menyampaikan arah kebijakan dan program kearsipan mulai dari tingkat pusat melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pemerintah provinsi, hingga pemerintah kabupaten/kota.
“Kemudian tentu saja yang terakhir nanti akan meningkatkan kualitas penerapan tata kelola kearsipan sesuai dengan NSPK yang sudah ditetapkan,” ujarnya.
Rahmah menjelaskan, sasaran pengawasan kearsipan mencakup lembaga kearsipan kabupaten/kota di Jawa Tengah, perangkat daerah Provinsi Jawa Tengah, serta badan usaha milik daerah (BUMD) Provinsi Jawa Tengah.
Peserta rakor terdiri atas para bupati dan wali kota, kepala perangkat daerah Provinsi Jawa Tengah, kepala lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, serta pimpinan BUMD Provinsi Jawa Tengah.
Salah satu agenda utama dalam rakor tersebut adalah pengumuman sekaligus penyerahan penghargaan hasil pengawasan kearsipan internal dan eksternal tahun 2026.
Dalam kegiatan itu, sebanyak 17 penghargaan diserahkan untuk hasil pengawasan internal dan tujuh penghargaan untuk hasil pengawasan eksternal.
Melalui rakor tersebut, Pemerintah Provinsi Jawa Tengah mendorong agar pengelolaan arsip tidak hanya dipahami sebagai kewajiban administratif, tetapi ditempatkan sebagai bagian integral dari tata kelola pemerintahan. Arsip yang dikelola secara tertib diharapkan mampu menjadi sumber data, informasi, sekaligus rekam jejak yang mendukung keberlanjutan penyelenggaraan pemerintahan dari waktu ke waktu.
Penulis: Anas
Redaktur: Mawan
